ניהול לפי אילוצים

מנהל, מרגיש תקוע? לא מתקדם?
זה הזמן לגייס את חוקי הטבע כדי לפתור אותם

הכירו את דוקטור אליהו גולדרט, פיזיקאי ישראלי ששם לעצמו מטרה – ליישם את חוקי הפיזיקה והמדע על כל תהליך בחיים.
גולדרט הביא את החשיבה הפשוטה של עולם הפיזיקה לעולם הניהול.

בשונה מכל החוקרים מעולם הכלכלה לדעתו כל דבר שיטה או תאוריה שאי אפשר להסביר במילה אחד כנראה שאיננה נכונה, ולכן יצר דוקטור גולדרט את השיטה שלו שנקראת "ניהול אילוצים". (אילוץ=קונפליקט,בעיה) שיטה שנלמדת בכל בתי הספר לניהול בעולם.

השיטה הזו עובדת על הרעיון שכל אילוץ, קונפליקט ופתרון יכולים להיות הכי פשוטים בעולם.
הסיבה שאנחנו מסתבכים היא כי לא הבנו אותם מספיק. או שאנו עסוקים עם הבעיות שאינן משמעותיות ומזניחים את הבעיה המשמעותית.

זו פשוט דרך חדשה לראות דברים באור אחר ולאפשר לנו, המנהלים, להגדיל בצורה משמעותית את היכולת שלנו להשיג מטרות.

אז איך עובדת עניין "תורת האילוצים?"

השיטה בנויה משלבים ברורים, אבל לפני שאתם מתחילים, חשוב מאוד לעשות דבר אחד:
להבין מהי מטרת העל של הארגון שלכם.

ברגע שמטרת העל שלכם תהיה ברורה ובהירה לכם, יהיה לכם קל הרבה יותר ליישם את תורת האילוצים.

מנסיון בשטח – אצל רוב בעלי העסקים מטרת העל היא פשוטה- להרוויח כסף…
בארגונים אחרים זה קצת יותר מורכב, אבל אין מה לעשות מטרת העל חייבת להיות מוגדרת….

מוכנים עם מטרת העל שלכם?
בואו נצא לדרך.

השלב הראשון  – פשטות!

כשאנחנו מנהלים ארגון או חברה, יש לנו הרבה מחלקות (גם אם אנחנו עסק של אדם אחד).

יש לנו צורך להתמקד גם בשיווק, גם במכירות, גם בניהול כספים, גם בניהול לקוחות ועוד ועוד גלגלים שכולם יחד מניעים את העסק וכשאחד מהם שובת, לא משנה כמה מהר ינועו הגלגלים האחרים, העסק עדיין יעמוד במקום.

בגלל המבנה הזה, אנחנו עסוקים כל הזמן בפתרון בעיות.
ההתנהלות הרגילה וההגיונית אומרת לנו לערוך רשימה של כל הבעיות בעסק.

ולפתור בעיה אחר בעיה.

נשמע מוכר?

זהו, שהשיטה הזו מונעת מאיתנו לראות מעבר לבעיות עצמן.

תורת האילוצים בנויה על הנחת יסוד פשוטה

בין כל הבעיות שקיימות אצלנו בעסק או בארגון וצריך לפתור יש בעיה אחת עיקרית, בעיה שמהווה את החסם הכי משמעותי בהתפתחות שלנו ואותה צריך לפתור קודם כל.

זה אומר לרכז את כל המשאבים שלנו בבעיה העיקרית ולייצר לה פתרון שישחרר את החסימה ויאפשר לעסק שלנו להתקדם, למרות ועל אף הבעיות האחרות שקיימות בו.

 עיקרון הפשטות הזו אומר גם שאם לא הצלחנו למצוא את צוואר הבקבוק הזה שחוסם אותנו, זה לא אומר שהוא לא קיים אלא שלא חיפשנו מספיק.

שאם לא הצלחנו לנסח את הבעיה הזו בכמה משפטים ברורים ופשוטים, זה לא אומר שהיא עד כדי מסובכת, זה אומר שעדיין לא הבנו אותה מספיק.

המיקוד הזה בפשטות והיכולת לאתר את האילוץ העיקרי – הבעיה המרכזית – בעסק שלנו, ולהבהיר אותו לעצמנו בצורה פשוטה כך שנוכל להתקדם הלאה – דורש אימון ומיומנות.

לכן, אם ניסיתם פעם אחת ולא הצלחתם, אל תוותרו ותחליטו שהשיטה הזו לא בשבילכם.

בדיוק להיפך! כאן מסתתר פתרון שין לכם מענה מדויק הרבה יותר ויפטור אתכם מהצורך להתמודד עם עוד ועוד בעיות, יום אחרי יום, והדבר היחיד שאתם צריכים לעשות הוא ללמוד להשתמש בו נכון.

אז איך מצליחים למצוא את החסם המרכזי בארגון/עסק שלכם?

הנה טיפ מעשי:

הכינו רשימה של כל הבעיות הקיימות בעסק שלכם. כדאי למפות אותן לפי תחומים: מכירות, שיווק, ניהול וכו'.
עברו על כל בעיה וחשבו מה היה קורה לו הבעיה הזו לא הייתה קיימת.
האם הייתם מצליחים לפרוץ קדימה מהמקום בו אתם נמצאים כרגע, או שקיימות בעיות אחרות שעדיין תוקעות אותנו?

כשתגיעו לבעיה האחת, שהפתרון שלה ייצר עבורכם את שחרור החסימה הגדולה ביותר, תדעו שזו הבעיה המרכזית שלכם ובה אתם צריכים להתמקד.

שלב שני – זהו והגדירו את האילוץ

קיימים שני סוגים של אילוצים בעסק:

1. אילוץ סרק.אילוץ כזה הוא אילוץ שנוצר כתוצאה מהתנהלות לא נכונה.

לדוגמא: מחשב איטי שמעכב את התור בקופה.
מדיניות החזרים נוקשה שגורמת ללקוחות לוותר על קניה.
עובד לא מספיק טוב.
פריסת תשלומים לא נוחה.

2. אילוץ משאבים.אילוץ כזה נוצר כשהמשאב שלי מצוין אבל התפוקה שלו מוגבלת.לדוגמא: איש מכירות מעולה שפשוט לא מספיק להגיע לעוד לקוחות.
   מכונה מהירה ואיכותית אבל שלא מספיקה לייצר לי את כמות התוצרים הנדרשת בעסק.

לאחר שזיהיתם את סוג האילוץ, זה הזמן לעבור לשלב הבא.

שלב שלישי – ניצול האילוץ

אם האילוץ שלכם הוא אילוץ סרק, פשוט פתרו את הבעיה.
פטרו את העובד, החליפו את המחשב, שנו מדיניות, וצוואר הבקבוק מיד ישתחרר.

אם מדובר באילוץ משאבים, הדרך הנכונה להתמודד איתו היא קודם כל לפנות את הדבר שמגביל אותו כדי לאפשר לאילוץ הזה להתמקד בדבר שהוא עושה הכי טוב.

לדוגמא:

איש מכירות מעולה – מצאו דרך לפנות לו עוד זמן שיוקדש רק למכירות. תנו למישהו אחר למלא תפקידים אחרים שהוא ממלא כרגע.

מכונה איכותית שלא מייצרת מספיק – העסיקו עובד שיפעיל את המכונה במשמרת נוספת.

אם פעלתם נכון לפי סעיף 1 ואכן זיהיתם את האילוץ הכי משמעותי, זה אומר שהאילוץ הזה יושב על מקור ההכנסה הכי משמעותי שלכם, ולכן ברגע שתשחררו את האילוץ והחסימה תרד, אוטומטית המקור הזה יתחיל להזרים לכם את כמות ההכנסה המקסימאלית.
עכשיו, אחרי שהעסק התחיל להתייצב, יש לכם אפשרות לפנות משאבים כדי להתקדם הלאה.

שלב רביעי – פריצת האילוץ

אם איש מכירות מעולה אחד, שעוסק אך ורק במכירות, שומר על ההכנסות בעסק יציבות וגבוהות, תארו לכם מה יקרה כשתכניסו עוד איש מכירות, מעולה באותה מידה.

אם מכונה אחת שעובדת בשתי משמרות מספקת לכם מוצרים שנמכרים מצוין ויש להם ביקוש, תארו לכם מה יקרה כשתרכשו עוד מכונה כזו ותפעילו גם אותה…

שלב חמישי – אל תירדמו בשמירה

מכירים את המושג "כוח האינרציה"?

הרבה פעמים, כשמצאנו בעיה ממש גדולה, והצלחנו למצוא לה פתרון מושלם, אנחנו ממשיכים להתעסק עוד ועוד בפתרון הזה, לוודא שהוא באמת עובד, להתפעל ממנו, לשמור עליו.

אנחנו שוכחים לעצור לרגע, אחרי שהגענו לאיזון, ולעשות חשיבה מחודשת.
לוודא שלא צצו אילוצים אחרים.

וזה בהחלט יכול לקרות, במיוחד אם בחרנו להפוך את האילוץ לניצול והעסק שלנו התחיל להתפתח ולהתקדם. טריטוריות חדשות ולא מוכרות עלולות ליצור אילוצים חדשים ולא מוכרים.

וכאן זה הזמן לבדוק אותם ולהתחיל את התהליך מחדש.
זה נשמע מתיש, אבל ככל שתתרגלו את המהלכים וככל שתעבדו עם התהליך יותר פעמים, כך הוא יהפך לכם לטבעי ולחלק מהשגרה שלכם.